Sinds 27 september 2020 geldt er in Nederland de UBO-registratieplicht voor ondernemingen. Deze registratieplicht is in het leven geroepen om financieel-economische criminaliteit tegen te gaan, denk hierbij aan het witwassen van geld. Het UBO-register zorgt ervoor dat het duidelijk wordt wie er achter een onderneming zit en hoeveel invloed hij/zij kan uitoefenen.

Ondernemingen die verplicht zijn tot UBO-registratie moeten uiterlijk 27 maart 2022 zijn ingeschreven in het UBO-register. Aan de hand van dit stappenplan helpen wij je met het doen van de UBO-opgave van jouw onderneming.

Stappenplan UBO-registratie

Sinds 27 september 2020 geldt er in Nederland de UBO-registratieplicht voor ondernemingen. Deze registratieplicht is in het leven geroepen om financieel-economische criminaliteit tegen te gaan. Denk hierbij aan het witwassen van geld. Het UBO-register zorgt ervoor dat het duidelijk wordt wie er achter een onderneming zit en hoeveel invloed hij/zij kan uitoefenen.

Ondernemingen die verplicht zijn tot UBO-registratie moeten uiterlijk 27 maart 2022 zijn ingeschreven in het UBO-register. Aan de hand van dit stappenplan helpen wij je met het doen van de UBO-opgave van jouw onderneming.

Stap 1. Bepaal of jouw onderneming UBO verplicht is

Niet alle ondernemingen zijn verplicht om zich te registreren in het UBO-register. Ondernemingen met een van de volgende rechtsvormen zijn verplicht tot UBO-opgave:

• BV’s en NV’S (niet-beursgenoteerd)
• Stichtingen
• Verenigingen (met volledige rechtsbevoegdheid of met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming)
• Onderlinge waarborgmaatschappijen
• Coöperaties
• Personenvennootschappen (maatschappen, VOF en CV’s)
• Rederijen
• Europese naamloze vennootschappen (SE)
• Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)
• Europese economische samenwerkingsverbanden met statutaire zetel in Nederland
• Kerkgenootschappen.

Heeft jouw onderneming één van de bovenstaande rechtsvormen, dan ben je verplicht tot UBO-opgave.

Stap 2. Bepaal wie de UBO van jouw onderneming is

Je bepaalt zelf wie de UBO van eem onderneming is. Voorbeelden van UBO’s zijn mensen die meer dan 25% van de aandelen in een BV hebben. Of mensen die meer dan 25% stemrecht hebben bij een statutenwijziging van een stichting.

Ultimate Beneficial Owners ofwel UBO’s zijn mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van, of zeggenschap hebben over een onderneming. Een onderneming kan één of meer UBO’s hebben. Let op een UBO is altijd een natuurlijk persoon!

De volgende informatie kun je gebruiken om te achterhalen wie de UBO in jouw onderneming is:

Wie is UBO bij een BV, NV, SE of SCE?

• Aandeelhouderschap
  Zijn er personen in de onderneming met meer dan 25% van de aandelen? Dan kunnen zij worden aangemerkt als UBO.
• Stemrecht
  Zijn er personen in de onderneming met meer dan 25% stemrecht? Dan kunnen zij worden aangemerkt als UBO.
• Economisch belang
  Zijn er personen in de onderneming met meer dan 25% van het economische belang? Dan kunnen zij worden aangemerkt als UBO.
• Feitelijke zeggenschap
  Zijn er geen personen in de onderneming met meer dan 25% van de aandelen, stemrecht of economisch belang? Dan kunnen de personen die het feitelijke zeggenschap hebben worden aangemerkt als UBO.
• Anders
  Wanneer geen van bovenstaande belangen aan de orde zijn dan kunnen de hoger leidinggevenden inschreven worden als UBO. Dit kan alleen wanneer deze personen ook staan ingeschreven in Handelsregister als statutair bestuurder.

Wie is UBO bij een stichting?

• Begunstigde van het vermogen
  Zijn er personen in de onderneming die voor meer dan 25% begunstigde van het vermogen zijn? Dan kunnen deze personen worden aangemerkt als UBO.
• Stemrecht
  Zijn er personen in de onderneming met meer dan 25% stemrecht? Dan kunnen zij worden aangemerkt als UBO.
• Feitelijk zeggenschap
  Bijvoorbeeld wanneer iemand een stichting financiert. Hij heeft geen formele rol in de stichting maar vervult wel als externe betrokkene een rol. Hij kan dan worden aangemerkt als UBO.
• Anders
  Wanneer geen van bovenstaande belangen aan de orde zijn dan kunnen de hoger leidinggevenden inschreven worden als UBO. Dit kan alleen wanneer deze personen ook staan ingeschreven in Handelsregister als statutair bestuurder.

Wie is UBO bij een coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij of vereniging?

• Gerechtigde van het vermogen
  Zijn er personen in de onderneming die voor meer dan 25% gerechtigd zijn tot het vermogen? Dan kunnen zij worden aangemerkt als UBO.
• Stemrecht
  Zijn er personen in de onderneming met meer dan 25% stemrecht? Dan kunnen zij worden aangemerkt als UBO.
• Feitelijke zeggenschap
  Bijvoorbeeld wanneer iemand bijvoorbeeld een vereniging financiert. Hij heeft geen formele rol in de vereniging maar vervult wel als externe betrokkene een rol. Hij kan dan worden aangemerkt als UBO.
• Anders
  Wanneer geen van bovenstaande belangen aan de orde zijn dan kunnen de hoger leidinggevenden inschreven worden als UBO. Dit kan alleen wanneer deze personen ook staan ingeschreven in Handelsregister als statutair bestuurder.

Wie is UBO bij een CV, VOF, Maatschap, EESV of rederij?

• Gerechtigde van het vermogen
  Zijn er personen in de onderneming die voor meer dan 25% gerechtigd zijn tot het vermogen? Dan kunnen zij worden aangemerkt als UBO.
• Stemrecht
  Zijn er personen in de onderneming met meer dan 25% stemrecht? Dan kunnen zij worden aangemerkt als UBO.
• Feitelijke zeggenschap
• Anders
  Wanneer geen van bovenstaande belangen aan de orde zijn dan kunnen de hoger leidinggevenden inschreven worden als UBO. Dit kan alleen wanneer deze personen ook staan ingeschreven in Handelsregister als statutair bestuurder.

Stap 3. Documenten die je mee moet sturen

Een document dat je altijd moet meesturen is een geldig identiteitsbewijs van de UBO. Waar het Burger Service Nummer (BSN) duidelijk op staat vermeld. De foto op het identiteitsbewijs mag onherkenbaar worden gemaakt.

Wanneer de UBO in het buitenland woont moet tevens het Fiscaal Identificatie Nummer (FIN) worden vermeld.

Wanneer je de UBO-opgave voor jouw onderneming wilt doen moet je een document meesturen waaruit het belang van de UBO blijkt. De volgende informatie kun je gebruiken om te weten te komen welk document je mee kan sturen zodat het belang van UBO duidelijk wordt.

Documenten bij belang aandeelhouderschap:

• Akte van oprichting
• Uittreksel van het aandeelhoudersregister
• Een deel van een notariële akte welke op de UBO betrekking heeft.
• Een organogram (wanneer er sprake is van een werkmaatschappij, door middel van een organogram kunt je duidelijk de relatie tussen de UBO en de organisatie weergeven)

Documenten bij belang stemrecht:

• De statuten
• Uittreksel van het aandeelhoudersregister
• Een deel van een notariële akte welke op de UBO betrekking heeft

Documenten bij economisch belang:

• De statuten
• Uittreksel van het aandeelhoudersregister
• Een deel van een notariële akte die op de UBO betrekking heeft

Documenten bij belang feitelijk zeggenschap:

• De statuten
• Een deel van een notariële akte die op de UBO betrekking heeft
• Een bestuursverslag

Documenten bij belang begunstigde van het vermogen

• De doelomschrijving
• Liquidatiebepaling uit de statuten
• Deel van het contract waaruit het UBO-schap blijkt
• Bij indirect belang een organogram toevoegen voor de relatie van de UBO met de organisatie

Stap 4. Het inschrijven in het UBO-register

Nadat je hebt bepaald dat jouw onderneming verplicht is tot UBO-registratie, wie de UBO van je onderneming is en je de juiste documenten bij de hand hebt om mee te sturen, kun je overgaan tot het doen van de UBO-opgave.

De tekenbevoegde van de onderneming is bevoegd een UBO-opgave doen. Tevens mag een notaris de UBO-opgave voor je onderneming doen. De UBO-opgave kan online of per post.

Bij de opgave per post heb je nodig:

• Kopie van een GELDIG identiteitsbewijs van de UBO
• Documenten waaruit het belang blijkt van de UBO van uw onderneming

Online UBO-opgave doen

Bij de online-opgave heb je nodig:

• Een DigiD
• Een rekening op naam van de tekenbevoegde voor het doen van een betaling van 1 cent
• PDF’s van de documenten waaruit het belang blijkt van de UBO van jouw onderneming alsmede een kopie van een GELDIG identiteitsbewijs van de UBO

Stap 5. Jouw onderneming is geregistreerd

Heeft de Kamer van Koophandel je UBO-opgave goedgekeurd? Dan is jouw onderneming ingeschreven in het UBO-register en voldoe je aan de registratieplicht!